你是否经常陷入这种循环：业务催着签合同，财务忙着付款，直到纠纷发生，这时才开始着急？合同管理如果只靠事后补救，企业付出的代价往往是巨大的。事实上，绝大多数合同纠纷，都能通过事前的流程控制来避免。

第一阶段：合同订立期

在落笔签字前，每一个环节都是筛选风险的关键闸门。目标是确保选对合作伙伴、签下严谨文本。

1. 合同调查：

如果轻信对方口头承诺，未核查其真实资信。结果合作方是失信被执行人或空壳公司，导致合同无法履行，款项追讨无门。

2. 合同谈判：

谈判人员单兵作战，因经验不足或压力做出不当让步；甚至与对方合谋，泄露我方的价格底线或商业策略。

全程留痕： 所有谈判中的承诺、让步和待决事项，均需书面记录并由双方确认，杜绝事后扯皮。

3. 文本拟定：

如果使用从网上下载的过时或不符业务的模板；或对关键条款（如违约责任、争议解决方式）约定不明，埋下巨大隐患。

4. 合同审核：

审核流程“走过场”，业务部门只关注商务条款，财务忽略支付风险，法律错漏潜在纠纷点，导致“带病合同”被签署。

5. 合同签订：

印章管理人员违规用印，或无授权人员擅自签署合同，导致公司被捆绑在不真实或不利的合同之中。

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第二阶段：履行与归档

合同生效并非终点，而是风险动态管理的开始。这一阶段的目标是确保按约执行、及时应对、完美收官。

6. 履行监控：

合同签完就被锁进柜子，无人主动跟踪对方履约进度（如交货、验收），待发现问题时已造成无法挽回的损失。

7. 补充与变更：

履约过程中通过电话、微信随口变更交货期、数量或价格，发生纠纷时无据可依。

8. 价款支付：

财务部门未核对履约事实，仅凭业务部门申请就提前支付或超额支付，导致资金损失。

9. 登记归档：

合同原件分散在各业务员手中，丢失、损毁或被盗用，导致在纠纷中丧失关键证据；或核心条款、技术参数等商业秘密被泄露。

10. 纠纷处理：冷静预案，专业介入

发生违约或争议时，业务人员因害怕担责而隐瞒或私下妥协，错过了最佳取证和谈判时机，将小纠纷拖成大诉讼。

专业事交专业人： 内部协商无效时，应果断将案件移交给空格律所这样的专业律师团队，通过发函、谈判、仲裁或诉讼等法律手段解决，最大化维护公司权益。